Guten Tag, Sabine Lehmann

Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Systemen der Künstlichen Intelligenz (KI) in der Gemeindeverwaltung. Sie soll einen rechtssicheren, transparenten und verantwortungsvollen Umgang mit KI-gestützten Werkzeugen sicherstellen.

Ziel ist es, die Vorteile solcher Systeme für die Verwaltungsarbeit nutzbar zu machen, ohne die Rechte von Bürgerinnen und Bürgern, Beschäftigten sowie die Pflichten der Verwaltung zu beeinträchtigen.

Die Richtlinie gilt für alle Beschäftigten der Gemeindeverwaltung einschließlich Auszubildender, Praktikantinnen und Praktikanten sowie für beauftragte Dritte, soweit sie im Auftrag der Verwaltung tätig sind.

Sie erfasst sämtliche KI-gestützten Anwendungen, unabhängig davon, ob diese dienstlich bereitgestellt oder über frei zugängliche Dienste genutzt werden.

Zulässig ist der Einsatz von KI-Systemen zur Unterstützung von Routinetätigkeiten, etwa bei Entwürfen von Texten, Zusammenfassungen, Recherchen oder Übersetzungen.

Nicht zulässig ist eine automatisierte Entscheidung in Verwaltungsverfahren ohne inhaltliche Prüfung durch eine zuständige Person. Die fachliche Verantwortung verbleibt stets bei den Beschäftigten.

Ergebnisse von KI-Systemen sind vor der Verwendung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Diskriminierungsfreiheit zu prüfen.

Personenbezogene Daten, Sozialdaten, Steuerdaten sowie sonstige vertrauliche Informationen dürfen nicht in KI-Dienste eingegeben werden, für die keine vertragliche Grundlage (insbesondere Auftragsverarbeitung) besteht.

Vor der Nutzung eines neuen KI-Dienstes ist die oder der Datenschutzbeauftragte einzubinden. Freigegebene Dienste werden in einer zentralen Übersicht geführt.

Zugangsdaten sind persönlich zu verwenden und dürfen nicht weitergegeben werden.

Wird ein Text, eine Auswertung oder eine Grafik wesentlich mit KI-Unterstützung erstellt, ist dies intern nachvollziehbar zu dokumentieren.

Gegenüber Bürgerinnen und Bürgern ist auf Nachfrage offenzulegen, ob und in welchem Umfang KI-Systeme zur Vorbereitung einer Auskunft eingesetzt wurden.

Die Amtsleitungen verantworten die Einhaltung dieser Richtlinie in ihrem Bereich. Die IT-Abteilung stellt technische Rahmenbedingungen und freigegebene Werkzeuge bereit.

Alle Beschäftigten nehmen die Richtlinie zur Kenntnis und absolvieren die KI-Grundlagenschulung. Die Kenntnisnahme wird dokumentiert.

Verstöße gegen diese Richtlinie können dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen. Bei Unsicherheiten ist vor der Nutzung Rücksprache mit der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten zu halten.

Die Richtlinie tritt mit Bekanntgabe in Kraft und wird jährlich überprüft. Änderungen werden mit neuer Versionsnummer bekanntgegeben; eine erneute Kenntnisnahme ist dann erforderlich.